Die Software hinter MandexisVon der Akte bis zum Entwurf.
Kein Chatfenster neben der Kanzleiarbeit, sondern ein Arbeitsbereich für Verfahrensakten, Fristen, Dokumente und Beteiligte – mit KI-Vorarbeit, die jederzeit nachvollziehbar bleibt.
- Bereiche im Arbeitsbereich
- 7Bereiche im Arbeitsbereich
- Vorgangsarten
- 3Vorgangsarten
- Hosting in Deutschland
- DEHosting in Deutschland
So sieht die Arbeit in Mandexis aus
Links die Bereiche, in der Mitte die Verfahrensakten, rechts der Fall mit allem, was dazugehört. Die Analyse liegt nicht daneben, sondern in der Akte – mit Fundstelle.
- Dashboard
- Kunden
- Partner
- Fristen
- Verfahren
- Verfahrensakten
- Dokumente
- 12 O 431/26Meyer ./. Nordbau GmbHLG Hamburgin 6 Tagen
- 5 F 88/26Sorgerecht AhrensAG Altonain 19 Tagen
- 18 U 12/26Ludwig ./. VersicherungOLG Hamburgin 27 Tagen
- Klageschrift.pdf14 SeitenSchriftsatz
- Beschluss_2026-07-14.pdf3 SeitenFristquelle
- Anlagenkonvolut_K1-K9.pdf128 SeitenAnlagen
- Mailverkehr_Mandant.eml22 NachrichtenKorrespondenz
Aus dem Beschluss vom 14.07.2026 wurde eine Notfrist von zwei Wochen erkannt und in den Fristenkalender übernommen. Zwischen Anlage K3 und dem Vortrag auf Seite 8 der Klageschrift besteht ein Widerspruch zum Lieferdatum – zur Prüfung markiert.
Jeder Vorschlag wird der Kanzlei zur Prüfung vorgelegt. Nichts wird ohne Freigabe übernommen.
Was das System abbildet
Verfahrensakten
Der zentrale Ort pro Fall: Schriftsätze, Anlagen, Korrespondenz, Beteiligte und Fristen liegen an einer Stelle statt in Ordner, Postfach und Kalender verteilt.
Verfahren
Instanzenzug, Aktenzeichen, Gericht und Verfahrensstand sauber abgebildet – auch wenn zu einem Mandat mehrere Verfahren laufen.
Fristen
Fristen werden aus Beschlüssen und Schriftsätzen erkannt, berechnet und in den Kalender übernommen. Jede erkannte Frist zeigt ihre Quelle im Dokument.
Dokumente
PDF, Word, E-Mail und gescannte Post – mit OCR erschlossen, thematisch geclustert und durchsuchbar. Auch bei Konvoluten im dreistelligen Seitenbereich.
Kunden und Partner
Mandanten, Gegenseite, Gerichte und Dritte mit ihren Rollen im jeweiligen Verfahren – statt einer flachen Adressliste.
Dashboard
Was heute ansteht, welche Frist als nächstes läuft, wo etwas hängt. Kein Bericht, den man erst zusammensuchen muss.
Alle Arbeitsbereiche laufen über dieselbe Freigabemechanik: Was die Kanzlei verlässt – Schriftsatz, Mahnung, Erklärung – wird von einer berechtigten Person freigegeben, bevor es hinausgeht. Unabhängig davon, um welche Vorgangsart es geht.
Sechs Schritte von der Akte zum Entwurf
- 01
Akte anlegen
Mandant, Gegenseite, Gericht und Aktenzeichen erfassen – oder aus einem vorhandenen Schriftsatz übernehmen lassen.
- 02
Unterlagen einlesen
Dokumente hochladen. Gescannte Post wird per OCR erschlossen, E-Mails werden als Korrespondenz eingeordnet.
- 03
Analyse ansehen
Die Akte wird thematisch geclustert. Widersprüche zwischen Vortrag und Anlagen werden markiert – als Hinweis, nicht als Bewertung.
- 04
Fristen bestätigen
Erkannte Fristen erscheinen mit Fundstelle und Berechnungsweg. Die Kanzlei bestätigt oder korrigiert – erst dann stehen sie im Kalender.
- 05
Entwurf erzeugen
Aus dem strukturierten Sachverhalt entsteht ein Schriftsatzentwurf im Kanzleistil, mit Verweisen auf die zugrunde liegenden Stellen der Akte.
- 06
Prüfen und freigeben
Nichts verlässt das System ohne Freigabe. Die juristische Verantwortung bleibt vollständig bei der Kanzlei.
Was unter der Oberfläche läuft
Für Kanzleien ist die entscheidende Frage nicht, welches Modell rechnet, sondern wer die Daten sieht und wer am Ende verantwortet.
Hosting in Deutschland
Betrieb auf deutschen Servern. Keine Übermittlung von Aktendaten in Drittstaaten als Teil des Regelbetriebs.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Anmeldung mit Passwort und zeitbasiertem Einmalcode (TOTP). Sitzungen laufen über kurzlebige Tokens.
Mandantentrennung
Jede Kanzlei arbeitet in ihrem eigenen Datenbestand. Keine gemeinsame Ablage über Kanzleigrenzen hinweg.
Keine Nutzung als Trainingsdaten
Akteninhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet. Verarbeitung erfolgt zweckgebunden im Rahmen der Auftragsverarbeitung.
Nachvollziehbarkeit
Jeder KI-Vorschlag verweist auf die Stelle in der Akte, aus der er stammt. Ohne Fundstelle kein Vorschlag.
Berufsrechtlicher Rahmen
DSGVO und § 203 StGB sind Ausgangspunkt der Architektur, nicht eine nachträgliche Ergänzung.
Technisch läuft Mandexis als Webanwendung auf Basis von Next.js mit einem Python-Backend und PostgreSQL-Datenbank. Wer diese Basis für ein eigenes Produkt nutzen möchte, findet die Modelle unter Software kaufen und lizenzieren.
Ihr Mandantenportal läuft unter Ihrer Adresse
Die meisten Anbieter lösen den Mandantenzugang über ein gemeinsames Portal: Ihr Mandant bekommt eine E-Mail von einer fremden Absenderadresse, klickt auf einen Link zu einer fremden Domain und meldet sich bei einem Unternehmen an, mit dem er keinen Vertrag hat. Für ihn steht dort nicht Ihr Name.
Die Einladung
Sie laden den Mandanten aus der Akte heraus ein. Der Zugang ist an eine Rolle und ein Ablaufdatum gebunden – er gilt für dieses Mandat, nicht für ein Konto auf einer Plattform.
Die Anmeldung
Der Mandant meldet sich unter Ihrer Adresse an. Kein Anbietername, kein Produkthinweis, keine Anmeldung bei einem Dritten.
Der Mandantenbereich
Der Mandant sieht den Stand seiner Sache, die Unterlagen, die Sie freigegeben haben, und die Unterlagen, die Sie von ihm brauchen. Was er sieht, entscheiden Sie je Akte – nicht eine Voreinstellung des Anbieters.
Was sich im Kanzleialltag ändert
Die Standsanfrage erübrigt sich
„Wie ist der Stand?“ ist der häufigste Anruf in jeder Kanzlei und der, der am wenigsten einbringt. Wer den Stand seiner Sache selbst einsehen kann, ruft seltener an – und wenn er anruft, dann wegen einer Frage, die eine anwaltliche Antwort verdient.
Unterlagen kommen dort an, wo sie hingehören
Statt als Foto per Messenger, als Anhang in drei E-Mails und als Kopie per Post lädt der Mandant hoch, was Sie angefordert haben – in die Akte, zu der es gehört. Was noch fehlt, sehen Sie und sieht er.
Die Kommunikation steht im Vorgang, nicht im Postfach
Was angefordert, übermittelt und freigegeben wurde, ist der Akte zugeordnet und bleibt es. Im laufenden Mandat ist das bequem. Wenn ein Mandant später bestreitet, informiert worden zu sein, ist es etwas anderes.
Ihr Mandant erlebt eine Kanzlei, die sortiert arbeitet
Er weiß, woran er ist, ohne nachfragen zu müssen. Das ist der Eindruck, der Empfehlungen auslöst – und er entsteht unter Ihrem Namen, nicht unter dem eines Softwareanbieters.
Was sich für Ihre Website ändert
Die Website der meisten Kanzleien ist eine Visitenkarte: Sie wird einmal vor der Mandatierung aufgerufen und danach nie wieder. Ein Mandantenbereich macht daraus den Ort, an dem das Mandat tatsächlich stattfindet – über die gesamte Dauer des Verfahrens, mit jedem Mandanten, den Sie einladen.
Das ist der Unterschied zwischen einer Seite, die Besucher hat, und einer, zu der Mandanten zurückkehren. Ihre Mandanten setzen ein Lesezeichen auf Ihre Adresse. Sie suchen Ihren Kanzleinamen, wenn sie den Zugang wiederfinden wollen. Sie nennen Ihre Adresse weiter, wenn sie Sie empfehlen. Läuft der Mandantenbereich dagegen bei einem Softwareanbieter, geht all das dorthin – und bei einem Anbieterwechsel ändert sich für Ihre Mandanten die Adresse.
Was das nicht leistet: Sie werden dadurch nicht besser für „Fachanwalt Arbeitsrecht Frankfurt“ gefunden – dafür ist Ihr redaktioneller Auftritt zuständig, nicht Ihre Aktensoftware. Der Gewinn liegt darin, dass Sie Aufmerksamkeit, die Sie ohnehin erzeugen, nicht an einen Dritten abgeben.
Mandexis unter Ihrer Marke
Für Kanzleien ist das der Regelfall, nicht die Ausnahme: Mandantenzugang und Mandantenbereich laufen unter Ihrer Adresse, gegenüber Ihren Mandanten tritt allein Ihre Kanzlei auf. Um die Einrichtung kümmern wir uns. Wir stimmen uns mit dem Dienstleister ab, der Ihre Website betreut, und übernehmen die Umsetzung. An Ihrer bestehenden Website ändert sich nichts – der Mandantenbereich kommt dazu.
Die Daten werden weiterhin von uns verarbeitet: Es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, und Ihre Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO bleiben unberührt. Die eigene Adresse regelt die Außendarstellung, nicht die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit.
Verbände, Versicherer und Dienstleister, die eine eigene Lösung auf dieser Grundlage betreiben wollen, finden die Lizenzmodelle unter Software kaufen und lizenzieren. Der Umfang für Kanzleien wird je Kanzlei vereinbart – Konditionen ansehen.
Fragen zum Produkt
- Ist Mandexis eine Kanzleisoftware oder ein KI-Werkzeug?
- Beides in einem. Es gibt einen vollständigen Arbeitsbereich für Verfahrensakten, Fristen, Dokumente und Beteiligte – und darin arbeitet die KI als Vorarbeit. Ein reines KI-Werkzeug ohne Aktenkontext müsste bei jedem Vorgang neu gefüttert werden.
- Ersetzt Mandexis die anwaltliche Prüfung?
- Nein. Mandexis strukturiert und bereitet vor. Prüfung, Freigabe und Verantwortung bleiben vollständig bei der Kanzlei. Kein Vorschlag wird ohne ausdrückliche Freigabe übernommen.
- Müssen wir unsere bisherige Kanzleisoftware ablösen?
- Nicht zwingend. Mandexis lässt sich zunächst für einzelne Verfahren oder ein Rechtsgebiet einsetzen, parallel zum bestehenden System. Ein vollständiger Umstieg ist eine Entscheidung, keine Voraussetzung.
- Wie gehen Sie mit sehr umfangreichen Akten um?
- Umfangreiche Konvolute werden seitenweise erschlossen und thematisch geclustert statt am Stück gelesen. Der Einstieg erfolgt über die Struktur der Akte, nicht über eine lineare Zusammenfassung.
- Wo liegen die Daten?
- Auf Servern in Deutschland. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags; Akteninhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
- Läuft das Mandantenportal wirklich unter unserer eigenen Adresse?
- Ja. Ihre Mandanten erreichen den Mandantenbereich über eine Adresse Ihrer Kanzlei. Ihre bestehende Website bleibt unberührt – der Mandantenbereich kommt dazu, er ersetzt nichts.
- Bieten Sie Whitelabel an?
- Für Kanzleien ist das der Regelfall: Der Mandantenzugang läuft unter Ihrer Adresse, gegenüber Ihren Mandanten tritt allein Ihre Kanzlei auf. Für Verbände, Versicherer und Dienstleister, die den Kern als eigenes Produkt betreiben wollen, gibt es gesonderte Lizenzmodelle.
- Sehen unsere Mandanten, mit welcher Software wir arbeiten?
- In der Oberfläche nicht. Rechtlich müssen Sie den Auftragsverarbeiter in Ihrer Datenschutzerklärung benennen – das ist eine Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO und keine Frage der Gestaltung. Die eigene Adresse betrifft die Außendarstellung, nicht die datenschutzrechtliche Transparenz.
- Was passiert mit der Adresse, wenn wir die Software wechseln?
- Die Adresse gehört Ihnen. Das ist der Unterschied zu einem Portal, das unter der Domain des Anbieters läuft.
- Können wir das Produkt vorab ansehen?
- Ja. Wir zeigen den Arbeitsbereich an einem anonymisierten Fall und gehen den Weg von der Akte bis zum Entwurf einmal vollständig durch.
Einmal durch eine echte Akte gehen
Wir zeigen den Weg von der eingelesenen Akte bis zum freigegebenen Entwurf an einem anonymisierten Fall – etwa 30 Minuten.